Einrichtungsanleitung
Zoho-Subscriptions-Connector
Damit die Funktionen des Zoho-Subscriptions-Connector voll genutzt werden können, sind ein paar Einstellungen im eigenen Zoho-Subscriptions-Account notwendig.
Rechnungen einrichten
Umsatzsteuer
Es gibt mehrere Steuersätze, deren Name auf der Rechnung stehen können - z.B
MwSt,
MwSt (EU-VAT),
MwSt (Nicht-EU)
Die Namen können hier geändert werden: https://subscriptions.zoho.eu/app#/settings/taxes/taxrates
Der endgültige auf der Rechnung erscheinende Steuersatz wird nach hinterlegten Regeln ermittelt. Die Aktivierung der Regeln erfolgt hier: https://subscriptions.zoho.eu/app#/settings/taxes/vatsettings
Normalerweise wird der Standard-Satz automatisch verwendet: “MwSt”. Wenn aber vorher dem Endkunde eine kontaktbasierte Regel zugewiesen wurde - z.B. “Unternehmen MwSt (EU-VAT)”, dann gilt auf der Rechnung der Satz aus dieser Regel - z.B. “MwSt (EU-VAT)”.
Die Regeln können hier eingestellt werden: Festlegung eines Steuersatzes
https://subscriptions.zoho.eu/app#/settings/taxes/taxrules
Die Namen dieser beiden Regeln dürfen nicht verändert werden.
Einem neuen Unternehmen wird bei der Bestellung per Connector automatisch eine der beiden Regeln (oder keine) zugewiesen. Dabei wird das angegebene Land und die angegebene VAT-Nummer berücksichtigt.
Wenn der Admin die Regel "Unternehmen MwSt (EU-VAT)" manuell bei einem Unternehmen hinterlegt, muss auch eine geprüfte VAT-Nummer eingetragen werden. Über den oben genannten Service kann die VAT-Nummer auch manuell geprüft werden.
Rechnungsnummern
Ein eigener Rechnungsnummernkreis kann hier eingestellt werden
https://subscriptions.zoho.eu/app#/settings/preferences/invoices
Konsolidierte Rechnungen
Konsolidierte Rechnungen sollen die Zahl der Abbuchungen und Rechnungen bei Abonnement-Kunden mit mehreren Abos reduzieren. Das System plant auch bei der Bestellung eine optimierte Rechnung, deren nächster Zahlbetrag in der Bestellübersicht angezeigt wird. Dieser Betrag kann vom Produktpreis abweichen. Die Herleitung des abweichenden Zahlbetrags wird aktuell nicht angezeigt. Die Funktion für konsolidierte Rechnungen sollte daher kontoweit deaktiviert werden.
Konsolidierte Rechnungen deaktivierenDie systemweite Deaktivierung wirkt sich nur auf neue Kunden aus. Bestandskunden mit aktivierter Konsolidierung können dagegen beim Aufruf der Bestellseite im Hintergrund automatisch aktualisiert werden (Deaktivierung der Konsolidierung). Dafür ist die Systemeinstellung "disableCustomerConsolidation" durch den Support zu aktivieren.
Rechnungsdokument-Vorlage
Die Vorlage kann hier angepasst werden
https://subscriptions.zoho.eu/app#/settings/templates?template_group=invoice
Optional ist es möglich, einem Kunden automatisiert eine andere Standard-Vorlage zuzuordnen.
Artikel einrichten
Basis-Tarif für Einmal-Artikel einrichten
Als Artikel werden hier digitale Dienstleistungen bezeichnet, die sich einer Kunden-Webanwendung (dem “Produkt”) zuordnen lassen.
Vor der Erstellung der Dienstleistungen ist also ein übergeordnetes Produkt anzulegen.
Produkt pflegen - siehe https://subscriptions.zoho.eu/app#/zs-products/list/
Eine einmalige Dienstleistung wird mit einer Rahmen-Vereinbarung beauftragt - einem “Tarif”. Mindestens ein Basis-Tarif ist je Produkt anzulegen. Wenn der Preis für diesen Tarif 0 EUR beträgt, wird er bei der Bestellung und bei Abrechnungen nicht extra angezeigt.
Im Basis-Tarif werden folgende Felder eingestellt:
Tarifname: …
Tarifcode: …
Einheitname: Paket
Preis: 0
Abrechnung: alle 1 Year(s)
Abrechnungszyklen: Automatische Verlängerung bis zur Kündigung
Tarifbeschreibung (max. 83 Zeichen): z.B. kostenfreier Zugang zur Webanwendung
Andere Konstellationen sind optional möglich, wie z.B.
kostenpflichtiger Tarif für eine Dienstleistung (eigener Artikel),
Tarife zwischen denen man wechseln kann,
Tarif mit Trial-Funktion,
Erweiterung, die an einen bestimmten Tarif gebunden ist.
Einmal-Artikel einrichten
Folgende Felder werden mit einer Einmal-Erweiterung eingestellt:
Erweiterungsname und - code
Einheitname: z.B. Stück
Preisschema: Package (andere Schemas optional mgl.)
Preisangaben je Mengenvariante
Beschreibung (max. 83 Zeichen)
Laufzeit-Artikel einrichten
Folgende Felder werden mit einer Laufzeit-Erweiterung eingestellt in einem Basis-Tarif für diesen Laufzeit-Artikel:
Erweiterungsname und - code
Einheitsname: z.B. Stück
Preisschema: Package (andere Schemas optional mgl.)
Preisangaben je Mengenvariante
Beschreibung (max. 83 Zeichen)
Rabatt für Kundengruppen
Nachdem ein Kunde angelegt wurde (z.B. nach einer ersten Bestellung oder manuell durch den Admin) kann dem Kunden eine Kundengruppe für künftige Rabatte zugewiesen werden.
Je Kundengruppe kann in Zoho-CRM im Modul "Kundengruppen" eine gleichnamige Kundengruppe mit dauerhaften Rabattregeln angelegt werden: Wert in Prozent und Anwendbarkeit auf Artikel (Erweiterungen und Pläne) - z.B. lebenslanger Rabatt i.H.v. 20% auf die Artikel A, B und C für "Reseller von Produkt XY".
Wenn ein Kunde das Bestellformular aufruft, wird der individuelle Rabattcode nach dieser Regel angelegt und dem Basis-Vertrag zur Bestellung sofort zugewiesen, falls dort bisher kein Rabattcode hinterlegt ist.
In Zoho-Subscriptions kann ein neuer Kundengruppen-Name bei der Feldeinstellung zur Kundengruppe angelegt werden.
Rabatt per Rabattcode
Im Selfservice wird der Rabatt per Rabattcode gewährt. Dieser kann vom Kunden bei der Bestellung im Basis-Vertrag eingetragen und geändert werden. Ein Code kann einmalig, mehrfach oder dauerhaft gelten. Es sind keine mehrfachen Rabatte in einer Bestellung möglich. Eine gleichzeitige Nutzung von z.B. dauerhaftem Kundengruppen-Rabatt und einmaligem Aktionsrabatt ist nicht möglich.
Zahlungsmethoden einrichten
Generell wird zwischen drei Bezahl-Optionen unterschieden:
- Automatisch,
- Vorkasse (manuell) und
- "auf Rechnung" (manuell mit einem Zahlungsziel).
Bei der Option "Automatisch" kann wiederum zwischen automatischen Zahlungsmethoden (z.B. Paypal, Kreditkarte, Lastschrift) unterschieden werden, sowie sie aktiviert sind. Die Methode Kreditkarte ist immer aktiviert.
Je Artikel können die erlaubten Bezahl-Optionen hinterlegt werden.
Auf der Bestellseite kommen dann nur jene Bezahl-Optionen zur Auswahl, die bei allen angezeigten Artikeln erlaubt sind.
Die Option "auf Rechnung" wird weiterhin nur angezeigt, wenn beim aktuellen Kunden ein erlaubtes Zahlungsziel größer Null eingetragen ist.
Standardmäßig wird bei allen Neubestellern ein Zahlungsziel von 14 Tagen im Kundendatensatz eingestellt. Dies kann nachträglich vom Admin geändert werden.
Neue automatische Zahlungsanbieter können allgemein in Zoho-Subscriptions hinzugefügt und aktiviert oder deaktiviert werden.
Leistungszeit dokumentieren
Bei der Bestellung einer Laufzeitleistung wird die Leistungszeit automatisch hinter den Beschreibungstext des Artikels gesetzt. Dieser Beschreibungstext erscheint auch auf der Rechnung.
Für Einmalleistungen kann eine allgemeine Textzeile im Rechnungslayout eingetragen werden - z.B. "Sofern nicht anders angegeben entspricht das Lieferdatum dem Rechnungsdatum."
Artikel manuell bestellen
Bestellungen können manuell durch den Admin angelegt werden.
Einmal-Artikel manuell bestellen
Vor der Bestellung eines Einmal-Artikels ist für den Kunden der zugehörige kostenfreie Basis-Plan anzulegen, soweit dieser noch nicht existiert. Der Artikel wird als Erweiterung zum Basisplan angelegt.
Individuelle Mengen manuell bestellen
Für die manuelle Bestellung individueller Mengen und Preise kann der Admin einen eigenen Artikel (eine weitere Erweiterung) definieren. Dieser erscheint nicht im automatisch Bestellformular.
Laufzeit-Artikel manuell bestellen - mit eigenem Abo
Für die Bestellung eines Laufzeit-Artikel ist vorher der zugehörige Basis-Plan zu erstellen. Der Basis-Plan wird um das gewünschte Laufzeit-Addon in der gewünschten Menge mit zusätzlichen Einheiten ergänzt und dann bestellt.
Gutschrift manuell anlegen
Gutschriften können manuell angelegt werden und danach mit Rechnungen verrechnet werden.
Rechnung korrigieren
Rechnungen können durch eine Gutschrift komplett korrigiert werden. Im "Referenz"-Feld kann dabei z.B. die Rechnungsnummer angegeben werden, auf die sich diese Gutschrift bezieht. (Am besten die Rechnungsnummer vorher in die Zwischenablage kopieren.)
E-Mail-Versendung von Rechnungen und Gutschriften
Rechnungen und Gutschriften werden nach deren erster Erstellung automatisch an die E-Mailadressen aller Kontaktpersonen gesendet.
Kontaktpersonen werden vom Admin manuell beim Kunden-Datensatz eingetragen.
Kundenportal aktivieren
- Dem Kunden kann Zugriff auf das Kundenportal gewährt werden (einstellbar: automatisch oder manuell durch den Admin).
- Das Kundenportal zeigt dem Kunden historische Rechnungen und den Kontoverlauf (inkl. eventueller Gutschriften-Werte).
- Die Anzeige und Bearbeitung sowie Kündigung von Abonnements (Basis, Einmal-Erweiterungen und Laufzeit-Erweiterungen) ist generell deaktiviert, kann aber optional aktiviert werden.